PostedbyBloggerName.Category:BAHASAINDONESIA
SURATDINAS
Suratdinasmerupakansuratyangisinyaseputarhalyangberkaitandengankedinasanataukegiatandinas.Suratinitermasukjenissuratresmisehinggabahasayangdigunakanadalahbahasayangformal.Selainitu,kata-katayangdigunakanjugaharusefektifdantidakberbelit-belit.BagiAndayanginginmelihatcontohsuratdinas,bisaAndatemukandilamanini.
Padainstansi,perusahaan,maupunlembaga,keberadaansuratdinasinisangatpenting.Pembuatansuratdinasmerupakanbagiandaripekerjaanadministratifyangpenting.Jenissuratinimemilikisejumlahfungsibagiinstansiatauperusahaanterkait.
Ciri-ciriSuratDinas-Isisingkat,padat,danjelas-Formatresmi,tidakbisasemaunya.-Menggunakanbahasayangbaku,sesuaiEYD.
FungsiSuratDinas-Sebagaiarsipataupengingatjikasuatusaatdibutuhkan.-Sebagaipedomankerjadanpanduandalammembuatkebijakan/keputusanselanjutnya.-Sebagaidokumentertulis.-Sebagaibuktihistorisgambaranperusahaanatauinstansi.
Bagian-bagianSuratDinasSepertisuratresmilainnya,suratdinasdiawalidengankepalaataukopsurat.Kemudianberikutnyaadalahtanggalsurat.Bagianberikutnyayaitunomorsurat,lampiran,danhal.Berikutnyayaitubagianalamatyanghendakdituju,salampembuka,isi,danpenutup.Berikutnyayaitutandatangandaripembuatsuratdinas,namajelas,NIP(jikapembuatsuratadalahPNS),tembusan,danjabatan.
CaraMembuatSuratDinasyangBaik1.Suratdisusunsesuaidenganteknispenyusunansuratdinas,sepertimenyusuntataletakbagian-bagiansuratmulaidarikepalasurat,tanggalsurat,nomorsurat,hinggajabatan.
2.Bahasayangdigunakanadalahbahasayangbaikdanbenar,bahasayangbakusesuaidengantataaturankaidahbahasaIndonesia.
3.Isisuratharusjelas,singkat,daneksplisitagarmudahdipahamiolehpenerimasurat.
4.Penulissuratharusmengetahuiposisidanbidangtugasnya.
5.Memahamiaturan-aturanyangberhubungandenganmasalah.
6.Berhubungandenganketatausahaan.
7.Memahamitentangmasalahyangdipersoalkan.
ContohSuratDinasBagiAndayangsedangmencarireferensiddalammembuatsuratdinas,ataubagisiswasekolahyangditugaskanuntukmembuatsuratdinas,berikutiniadalahcontohsuratdinasdalambahasaIndonesia(dalamformatgambar).
TweetKomentar→
MAKALAH SURAT DINAS Makalah ini di buat untuk memenuhi tugas Bahasa Indonesia Dari dosen pengampu Juhairiah,M.Pd.
Kelompok 2 : 1. Ayu Nor Nilamsari 1531811042 2. Susi Mulia Wati 1531811008 3. Rabiatul Awaliyah 1531811028
Jurusan Perbankan Syariah ( PS3 ) Fakultas Ekonomi Bisnis Islam IAIN SAMARINDA 2016
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT semoga sholawat serta salam tetap tercurah kepada junjungan nabi kita, nabi bsar Muhammad SAW karena berkat rahmat dan hidayahnya lah sehingga kami bisa menyelesaikan makalah kami ini yang berjudul “Surat Dinas”. Kami ucapkan terimakasih kepada dosen pembimbing kami ibu Juhairiah, M.Pd. dan kepada teman-teman yang telah membantu dalam penyelesaian makalah ini. Kami berharap makalah ini dapat bermanfaat untuk menambah wawasan ilmu pengetahuan di bidang Bahasa Indonesia baik itu terhadap kelompok kami sendiri maupun terhadap teman-teman sekalian.
DAFTAR ISI Kata pengantar............................................................................................. i Daftar isI...................................................................................................... ii
BAB I Pendahuluan..................................................................................... 1 A. Latar Belakang Masalah...................................................................1 B. Rumusan Masalah............................................................................1 C. Tujuan ……………………………………………………………. 1
BAB II Pembahasan..................................................................................... 2 A. Pengertian Surat Dinas..................................................................... 2 B. Fungsi Surat Dinas........................................................................... 3 C. Syarat-syarat Surat Dinas................................................................. 3 D. Format Surat Dinas.......................................................................... 4 E. Bagian-bagian Surat Dinas.……………………………………….. 5 F. Jenis-jenis Surat Dinas.……………………………………………. 8 G. Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas…………………………. 10 BAB III Penutup......................................................................................... 15 A. Kesimpulan...................................................................................... 15 B. Saran................................................................................................ 15
DAFTAR PUSTAKA................................................................................... 16
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang masalahah Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam tentang pembaca. Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting di ketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat terebut. B. Rumusan Masalah Agar pembahasan makalah ini lebih terfokus, terarah, dan tidak melebar kami akan menguraikan beberapa ruang lingkup pembahasannya, yaitu sebagai berikut : 1. Pengertian surat dinas 2. Fungsi surat dinas 3. Syarat-syarat surat dinas 4. Format surat dinas 5. Bagian-bagian surat dinas 6. Jenis-jenis surat dinas 7. Penggunaan bahasa dalam surat dinas C. Tujuan Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum mengetahui bagaimana tatacara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini di buat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan yang baik dan benar serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita ketemui.
BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Surat Dinas Dalam kehidupan sehari-hari manusia akan bergaul dengan sesamanya. Dalam kedudukannya sebagai karyawan suatu insttansi, ia akan bergaul dengan tetangganya, dengan ketua RT-nya, dengan ketua RW-nya dan seterusya. Dalam kedudukan sebagai anggota suatu keluarga, ia akan bergaul dengan saudara-saudaranya dan dengan kedua orang tuanya. Demikian pula, dalam rangkan menjamin suatu pemerintahan, suatu instansi atau suatu dapartemen akan berkomunikasi dengan suatu instansi atau dapartemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan barang yang di produksi perusahaan lain, dan sebagainya. Dalam pergaulan seperti yang di sebutkan di atas, manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi. Pemberian informasi melalui telepon , radio dan melalui televise masih tergolong ke dalam pemberian informasi secara lisan. Selanjutnya, informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. Sarana komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti di gambarkan di atas terdiri dari beberapa macam, salah satu di antaranya adalah surat. Jadi surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak, (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat semacam itu di sebut surat dinas atau surat resmi.
B. Fungsi Surat Dinas Surat dinas mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut : 1. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian. 2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika di perlukan. 3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu intansi. 4. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat intruksi. 5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.
C. Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik Surat dinas mempunyai beberapa syarat sebagai berikut : 1. Surat dinas sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim. 2. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan, bagian-bagian surat dinas tidak di tempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. 3. Surat dinas di usahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. 4. Bahasa surat dinas harus jelas maksudnya mudah di tangkap dan unsur-unsur dramatikal, seperti subjek dan predikat di nyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca di gunakan dengan tepat. 5. Bahasa surat dinas harus padat maksudnya langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin di sampaikan. 6. Bahasa surat dinas harus adab maksudnya pernyataan yang di kemukakan itu sopan dan simpatik, tidak menyinggung perasaan si penerima. Surat dinas merupakan suatu media untuk menyampaikan informasi. Informasi yang di sampaikan secara tertulis dalam surat dapat berebntuk pernyataan, pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, permohonan, laporan dan lain-lain. Informasi akan mencapai sasarannya jika bahasa yang di gunakan dapat mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat surat serta kedudukan penulis dan pembaca surat dinas. D. Format Surat Dinas Salah satu yang menentukan baik atau kurang baiknya surat dinas formatnya. Yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau adalah posisi bagian-bagian surat dinas. Termasuk di dalamnya penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, salam penutup, tembusan dan lain-lain. Format surat dinas yang di pakai oleh berbagai instansi di Indonesia, antara lain format lurus penuh, format lurus, format setengah lurus a, format setengah lurus b,format takuk atau format bergerigi dan format paragraph menggantung. Format surat dinas yang sering di jumpai dan digunakan oleh berbagai instansi, baik pemerintahan maupun swasta, adalah format lurus penuh, format lurus dan format setengah lurus, baik format setengah lurus a maupun format setengah lurus b, sedangkan format tekuk atau bergerigi dan format paragraf menggantung agak langka pemakainnya. E. Bagian-bagian Surat Dinas Kepala surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran surat, hal atau prihal surat, alamat yang di tuju, Salam pembuka, paragraf pembuka surat, paragraf isi surat, paragraf penutup surat, salam penutup, tanda tangan, nama jelas penanda tangan, jabatan penanda tangan, tembusan dan, inisial 1. Kepala surat Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak) : a) Nama istansi atau badan b) Alamat lengkap c) Nomor telpon d) Nomor kotak pos e) Alamat kawat,dan f) Lambing istansi atau logo g) Alamat kantor h) Nama bank dan i) Jenis usaha Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama,alamat,serta keterangan lainyang berkaitan dengan istansi atau badan pengirim surat. 2. Tangal surat Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat kepada si penerima surat kapan surat itu di tulis. Seperti di ketahui, pengirim surat kadang-kadang cepat jika menggunakan prangko kilat atau kilat khusus, tapi kadang-kadang lambat jika menggunakan prangko biasa. Adakalanya pengirim surat lambat sekali jika mengalami hambatan di perjalanan,seperti sulitnya transportasi atau alamat yang di tuju terletak di daerah yang terpencil. Dengan tercantumnya tanggal surat, si penerima akaan mengetahui berapa lama surat itu di perjalanan. 3. Nomor Surat Setiap surat dinas yang keluar diberi nomor dan kode. Nomor dan kode surat berguna untuk memudahkan mengatur menyimpan surat, memudahkan mencari surat itu kembali jika di perlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. 4. Lampiran Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang di lampirkan. Yang di lampirkan itu baik berupa buku, fotokopy surat keterangan yang di perlukan, brosur, kuitansi,dan sebagainya. 5. Hal surat Penulisan hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang di bicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat lengkapnya. Seperti kata nomor dan lampiran, kata halpun harus diikuti tanda titik tanda titik dua. Hal surat harus di tuliskan dengan singkat, tidak perlu di tulis panjang-panjang dan tidak di akhiri tanda baca apapaun. 6. Alamat surat Alamat (bagian dalam) surat di gunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat.atau alamat dalam sekaligus dapat berfungsi sebagai alat luar jika di gunakan sampul berjendela 7. Salam pembuka Salam pembuka dapat diibaratkan dengan ucapan permisi, punten, atau ketukan pintu ketika anda bertamu kerumah orang lain. Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat berkomunikasi. Salam pembuka dari surat-surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan adab. Penulisan salam pembuka mengikuti aturan berikut. Salam pembuka di cantumkan disebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal dan alamat surat. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf capital,sedangkan kata yang lain di tuliskan kecil semua kemudian salam pembuka itu di ikuti tanda koma. 8. Isi surat Isi surat di sebut juga tubuh surat. Bagian inimerupakan bagian yang paling menentukan tercapai atau tidaknya maksud penulis surat, sesuai dengan keinginan penulis surat,tergantung pada jelas atau tidaknya bagian ini. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian yaitu: a) paragraf pembuka b) paragraph isi surat yang sesungguhnya c) paragraph penutup 9. Salam penutup Salam penutup berfungsi untuk menunjukan rasa hormat penulis surat setelah penulis surat berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup di cantumkan di antara paragrn tandatangan penutup dan tanda tangan pengirim. Salam penutup yang lazim di gunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhdp penerima surat. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf capital, sedangkan kata-kata lainya ditulis kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. 10. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan Surat dinas dianggap sah jika di tandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu pemegang pimpinan atau instansi ,lembaga, atau organisasi. nama jelas penanda tangan jelas dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata di tulis capital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apapaun. Dibawah nama penanda tangan di cantumkan nama jabatan sebagi identitas penanda tangan tersebut. Juka akan di cantumkan pula nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan. Akan tetapi, sebenarnya pencantuman NIP bukan merupakan suatu keharusan. F. Jenis-jenis Surat Dinas Beberapa jenis surat yang termasuk surat dinas adalah sebagai berikut : 1. Surat permohonan Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, permohonan izin, permohonan mutasi atau pindah tugas dan permohonan peminjaman sesuatu Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada intansi yang secara struktual organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat di sebut sebagai surat permintaan atau penugasan. Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok-pokok sebagai berikut : a) Identitas pemohon b) Isi permohonan c) Tujuan dan alasan memohon d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon 2. Surat Pemberitahuan Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu di ketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu peristiwa sehingga tidak perlu untuk di tanggapi dalam bentuk surat. Secara umum sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut :
a) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat b) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan c) Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan 3. Surat Keterangan Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status atau kondisi seorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya di buat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atau permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini harus disebutkan : a) Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan b) Data pribadi pihak yang di terangkan c) Isi keterangan d) Keterangan tanggal berlakunya surat e) Pernyataan bahwa keterangan yang di buat adalah benar 4. Memo dan Nota Dinas Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusu yang dipakai antara pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi. Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapasaja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.
G. Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas Dalam pembahasan ini akan dibicakan bagaimana penggunaan bahasa yang benar dalam bagian isi surat. Seperti kita sadari, dalam bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Agar pesan yang terdapat di dalam surat itu komunikatif dan mudah dipahami oleh penerimanya, surat, sabagai salah satu jenis karangan tertulis, hendaknya menggunakan bahasa yang benar, sesuai dengan kaidah komposisi atau kaidah karang-mengarang. Pembicaraan kaidah komposisi yang bertalian dengan surat-menyurat mencakupi pemilihan kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan kalimat, dan penyusunan paragraf. Berikut akan dibahas satu persatu. 1. Pemilihan Kata Untuk surat-surat resmi perlu dipilihkan kata-kata yang memenuhi syatat baik atau baku, lazim, dan cermat. Di samping itu, pemakaian ungkapan idiomatik, ungkapan penghubung, atau ungkapan yang bersinonim harus dituliskan dengan benar. a) Kata yang Baik atau Baku Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakui kebakuannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin betulin, kagak dan cuman termasuk tidak baik. Padanan kata-kata tersebut yang dianggap baku adalah bagaimana, mengapa, nanti, beri, membuat, memperbaiki, tidak, dan hanya. b) Kata yang Lazim Untuk surat resmi hendaklah dipilihkan kata-kata yang lazim dalam masyarakat, yaitu kata-kata yang sudah dikenal. Hindarilah perasaan ingin memperlihatkan keintelekan atau kesarjanaan Anda dengan menggunakan kata atau istilah asing. Sedapat-dapatnya Anda harus menggunakan kata atau istilah dalam bahasa indonesia. Gunakanlah kata-kata masukan bukan input, suku cadang, bukan sparepart; usaha patungan bukan joint venture, pendekatan bukan approach; lentur bukan flexible; pantau bukan monitor, peringkat bukan rangking; dampak bukan impact; kendala bukan constraint; loka karya bukan work shop, dan sebagainya. c) Kata yang Cermat Kata-kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan menyarankan merupakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama. Dalam hal in, penulis surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam surat. Pengunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda hendaknya tepat pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut, apakah penerima surai itu lebih tinggi pangkat dan kedudukannya, ataukah penerima surat itu sederajat kedudukannya dengan pengirim surat. d) Ungkapan Idiomatik Unsur-unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Oleh karena itu, unsur-unsur tersebut tidak boleh ditambahi, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan idiomatik itu, antara lain; Sesuai dengan, Bertemu dengan, Berhubung dengan, Sehubungan dengan, Bertalian dengan, Bersamaan dengan, Sejalan dengan. Seirama dengan. Tidak ubahnya seperti, Berbicara tentang. Berdiskusi tentang Bermustawarah tentang Berkenaan dengan, Disediakan untuk Terbuat dari Terjadi dari Luput dari Terdiri atas Tidak berbeda dengan Desebabkan oleh e) Ungkapan Penghubung Ungkapan penghubung dalam bahasa Indonesia ada dua, yaitu ungkapan penghubung intrakalimat dan ungkapan penghubung antarkalimat. Ungkapan penghubung intrakalimat berfungsi menghubungkan unsur-unsur dalam suatu kalimat. Yang termasuk ungkapan penghubung intrakalimat adalah, antara lain, baik . . . . maupun, antara . . .dan, seperti dan misalnya, serta demikian dan sebagai berikut. f) Ungkapan yang Bersinonim Ungkapan-ungkapan yang bersinonim berikut tidak digunakan sekaligus karena penggunaan dua kata yang berarti sama merupakan penulisan yang mubazir. Penulis surat dinas harus menentukan salah satu di antaranya. g) Kata-kata yang Bermiripan Dalam bahasa Indonesia terdapat kata-kata bermiripan, baik dari segi bentuk maupun dari segi makna. Bahkan, dari segi makna boleh dikatan bahwa kata-kata tersebut bersinonim. Yang termasuk kata-kata bermiripan, antara lain, suatu dan sesuatu, masing-masing dan tiap-tiap, jam dan pukul, serta dari dan daripada. 2. Penerapan Ejaan yang Disempurnakan Penulis surat dinas sebaiknya menguasai kaidah-kaidah ejaan yang terdapat dalam Buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Harus diakui, selam ini masih ada penulis surat dinas yang kurang memperhatikan kaidah ejaan. Dalam surat-surat resmi masih terdapat penulisan yang serangkai, padahal seharusnya terpisah, atau sebaliknya. 3. Penyusunan Kalimat Kalimat-kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat, dan enak dibaca. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. Selanjutnya, kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. Namin, tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. Kemudian, kalimat yang enak dibaca adalah sopan dan simpatik, tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca. 4. Penyusunan Paragraf Gagasan penulis yang ditungkan dalam surat hendaklah ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh, yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. Dengan kata lain, gagasan yang sama tidak ditungkan dalam beberapa paragraf. Seballiknyam beberapa gagasan berbeda tidak ditungkan dalam sebuah paragraf yang sama. Sebuah paragraf dikatakn memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. Selanjutnya, paragraf dikatan memiliki kepaduan jika kalimat-kalimat yang disusunnya saling berhubungan, dan saling berkaitan. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat, seperti selanjutnya, selain itu, sebaliknya, namun, dan oleh sebab itu, diikat dengan kata ganti, seperti itu, ini, nya, dan tersebut, atau diikat dengan pengulangan kata yang dipentingkan. BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebgai alat, oleh karna itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor. Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan di tunjukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Perlu di usahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negative terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negative dalam organisasi. B. Saran Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu organisasi karna surat menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih di utamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan dan bisa tumbuh berkembang.
DAFTAR PUSTAKA
Arifin, Zaenal. 1996. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam SURAT DINAS. Jakarta: AKADEMIKA PRESSINDO. http://dlanfadlan.blogspot.com
Surat dinas adalah adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakilli suatu badan/lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan dan dibuat untuk memecahkan masalah kedinasan pula. Jadi surat dinas merupakan surat yang digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
Fungsi surat adalah 1. sebagai alat komunikasi, 2. alat bukti tertulis (misalnya surat perjanjian), 3. alat untuk mengingat (surat-surat yang diarsipkan), 4. bukti historis (surat-surat yang bersejarah), 5. dan sebagai pedoman kerja (surat keputusan, surat perintah). Penggunaan ejaan, pilihan kata dan kalimat dalam surat dinas. 1. Bahasa Surat Pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin disampaikan oleh penulis. 1. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit. 2. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi. 3. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.
2. Syarat Bahasa Surat yang Baik Pada hakikatnya, menyusun surat sama dengan menyusun sebuah karangan. Oleh sebab itu, ketentuan-ketentuan dalam menyusun surat sama dengan ketentuan-ketentuan dalam mengarang. Ketentuan-ketentuan itu meliputi penggunaan kalimat efektif, pemenggalan kata, pilihan kata, tanda baca, dan penggunaan ejaan yang tepat. Hindari kata-kata yang kurang tepat, terutama yang menyinggung perasaan orang lain. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat sebagai berikut.
a. Kalimat Kalimat dalam suatu surat hendaklah singkat, jelas, dan tegas mengingat sebuah surat hanya terdapat satu pokok pikiran. Kalimat yang terlalu banyak basa-basi yang tidak diperlukan akan menjadikan kalimat berbelit-belit dan panjang sehingga bahasa surat sulit dipahami. Singkat berarti tidak panjang, jelas maksudnya terlihat adanya unsur subjek, predikat, objek dan keterangan; sedangkan tegas menunjukan informasi yang disampaikan dapat dipahami.
b. Ejaan dan Tanda Baca Ketentuan penggunaan ejaan harus diperhatikan. Penggunaan ejaan yang benar sangat membantu pembaca dalam menafsirkan kalimat surat. Terlebih lagi, apabila kalimatnya panjang. Ketentuan mengenai ejaan tidak boleh menyimpang dari kaidah yang berlaku, yaitu harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.
3. Kesalahan-kesalahan yang Biasa Terdapat dalam Surat Dinas a. Kesalahan pada tanggal surat Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.
Contoh yang salah: Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2007 Pontianak, 31-04-2007 24 Des '06 Sanggau, 27 Dec 2007 Contoh yang tepat: 25 Juni 2007 31 April 2007 24 Desember 2006 27 Desember 2007
b. Nomor Surat Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Nomor surat juga berfungsi sebagai alat petunjuk bagi petugas arsip; alat untuk mengetahui unit asal surat; alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada periode tertentu; alat referensi. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung. Contoh yang tepat Nomor: 123/H22/C.11/2011 Contoh yang tidak tepat Nomor: 432/H22/C.11/2011,- Nomor: KBM/5/1457 . c. Lampiran Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) set Lampiran: - Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu set
d. Hal Surat Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2007 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan
e. Alamat yang Dituju Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth. Bapak Kepala SMA Gembala Baik Pontianak Jl. Ahmad Yani PONTIANAK Contoh penulisan yang tepat: Yth. Kepala SMA Gembala Baik Pontianak Jalan Ahmad Yani Pontianak 13220 f. Salam Pembuka Contoh yang tidak tepat 1. Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut: 2. Menjawab surat Saudara Nomor …. Contoh yang tepat 1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut. 2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut. g. Paragraf Penutup Contoh yang tidak tepat 1. Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih. 2. Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih. 3. Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih. 4. Harap maklum adanya. Contoh yang tepat 1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. 2. Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. 3. Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih. 4. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. h. Tembusan Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan. Contoh yang tepat Tembusan: 1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah 2. Kepala Biro Organisasi 3. Kepala Biro Keuangan Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan) 2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi 3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan 4. Arsip. unsur unsur surat dinas 1. kepala surat Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Kepala surat menyebutkan (1) nama kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi; (2) alamat; (3) nomor telepon; (4) nomor kotak pos, faksimile, alamat kawat, atau e-mail (jika ada). 2.Nama Tempat dan Tanggal Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak ditulis jika tempat pembuatan surat sama dengan alamat yang dimuat pada kepala surat. Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan Indonesia), atau di sebelah kanan bawah. Tanggal ditulis dengan tidak disingkat tetapi dengan huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik. 3) Nomor (1) nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar); (2) kode/inisial; (3) bulan; dan (4) tahun. Misalnya No.: 200/Diklat -1/X/2004 4) Hal/Perihal Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu. Misalnya: jadwal diklat. Selain nomor, lampiran, dan hal, kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. Dalam hal demikian, sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal. 5) Lampiran Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu, misalnya surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter. Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat, tetapi harus dilakukan dengan taat asas. Jika “Nomor” disingkat “No.”, “Lampiran” juga harus disingkat “Lamp.” Jika hendak ditulis lengkap, keduanya harus ditulis lengkap. Penulisan jumlah lampiran ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata. Akan tetapi, jika bilangan lebih dari dua kata, gunakan angka. Misalnya: Lamp.: Empat lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar Jika tidak ada yang dilampirkan, kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan. 6) Alamat surat Diawali dengan Yang terhormat atau Yth. diikuti nama atau jabatan dan alamat. Jabatan tidak diawali sapaan Bpk./Ibu. Demikian juga dengan nama orang yang bertitel. Alamat surat tidak diakhiri tanda titik. 7) Salam pembuka Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah “Dengan hormat,”. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat. 8) Isi surat (tubuh) Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal , yaitu alinea pembuka, isi, dan penutup. Alinea pembuka berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberi tahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat. Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Pada umumnya, penutup berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat. 9) Salam Penutup Penulisan salam penutup diawali huruf kapital dan diakhiri tanda koma. 10)Salam penutup diikuti tanda tangan pembuat surat, nama terang, dan jabatan; atau jabatan, tanda tangan, dan nama terang. 11) Tembusan Tembusan (c.c.= carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu. Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas dengan nomor, hal, dan lampiran. Jika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan. Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang, bukan nama instansi. Dalam tembusan tidak perlu diberikan Kepada Yth atau Yth. Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan, untuk laporan, untuk diperhatikan, untuk bahan pertimbangan, atau ungkapan lain yang mengikat. Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip atau pertinggal karena setiap surat resmi pasti ada tembusan
0 comentarios:
Publicar un comentario